Laatimispäivämäärä 21.5.2018

 

 

Henkilötietolaki (523/1999) 9§, 10§ ja 24§1

  • Rekisterinpitäjä

Suonenjoen Rivertech ry

Raviradankatu 5, 77600 Suonenjoki

 

  • Rekisterin vastuuhenkilö

Outi Väyrynen, toiminnanjohtaja

 

1. Rekisterin nimi

Työntekijärekisteri

 

2. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • Lakisääteisen velvoitteidemme noudattaminen, eli välisemme työsopimuksen täytäntöönpano

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstöasioidemme ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen. Emme kohdista tietojesi perusteella sinuun sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla voisi olla sinulle laillisia seuraamuksia. Rekisterin pitämistä ohjaa Henkilötietolaki (523/99) 9§, 10§ ja 24§.

 

3. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme työntekijärekisterin yhteydessä seuraavia työntekijän (rekisteröity) työ- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

  1. rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus tai muu yksilöivä tunnus, sukupuoli, lähiomainen;
  2. rekisteröidyn yhteystiedot* kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
  3. rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot* kuten ammatti- ja/tai tehtävänimike, yksikkö/tiimi/osasto, työ- ja koulutushistoria, erityispätevyydet ja/tai -koulutus, osallistuminen koulutuksiin, työsuhteen kesto, työsuhteen päättymisen syy ja siihen liittyvät tiedot;
  4. rekisteröidyn poissaolotiedot mukaan lukien lääkärintodistukset;
  5. rekisteröidyn kehityskeskustelut ja arvioinnit ja näihin liittyvät tiedot, kuten kehitystarpeet ja kiinnostuksen kohteet sekä palkkakeskusteluita koskevat tiedot;
  6. rekisteröidyn työajan seurantaan liittyvät tiedot ja työaikakirjanpitoon liittyvät tiedot*;
  7. rekisteröidyn vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot*;
  8. tieto rekisteröidyn ammattiliittoon kuulumisesta niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä*;
  9. mahdolliset muut tiedot, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen työsuhteeseen, esimerkiksi työhyvinvointiin- ja turvallisuuteen liittyvät tiedot

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa työnantajana meille kuuluvat velvoitteet.

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö luovuttaa itseään koskevat tiedot.

5. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, työehtosopimukseen ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Ensisijaisesti tietoja luovutetaan palkanlaskenta- ja kirjanpito toimistolle (Tilisakut Oy, Kuopio), veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti. Luovutamme tietoja vain työsuhteeseen liittyviin tarkoituksiin.

 

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Työntekijöiden henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työntekijöiden tietoja. Tällä hetkellä toiminnanjohtajalla on ainoastaan nämä oikeudet.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tarvittavat tiedot palkanlaskentaan siirtyvät tietokannoista sähköpostin liitetiedostona. Säilytämme paperikopioina olevia tietoja lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kun tietoja ei enää tarvita, ne siirretään arkistoon, jossa ne suojataan luvattomalta käytöltä.

 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Rekisterin sisältöä ei siirretä eikä luovuteta ulkopuolisille, kolmansille osapuolille, paitsi tarvittaessa viranomaisille.

 

Yhdistys ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Poikkeus tietojen siirtoon on Google Drive -palvelu, jossa rekisteritietoja säilytetään. Google Inc. voi tallentaa käyttöehtojensa mukaisesti tallennettuja tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Palvelun käyttö perustuu henkilötietolain 22 § mukaisesti palveluntoimittajan Safe Harbor- sertifikaattiin.   Järjestelmä toimii palveluntarjoajan palvelimella (Google Drive, G-Suite) ja sen varmuuskopiointi ja tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.

 

6. Rekisterin yhdistäminen muihin rekistereihin

Rekisteritietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

 

7. Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisteriseloste on nähtävillä  Rivertech ry:n www-sivuilla

 

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot (Tarkastusoikeus: Henkilötietolaki 26§) ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista (Henkilötietolaki 29§ ). Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on myös oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme työsuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tämän rekisterin vastuuhenkilölle.

8. Rekisterihallinto

Rekisterinpitäjä on Riveripajat, joka vastaa myös rekisterin ylläpidosta. Rekisterin vastuuhenkilöksi on Outi Väyrynen, joka vastaa myös rekisteriselosteen mukaisesta toiminnasta.